Leveranciersvoorwaarden

1. Definities
1.1 Platform: het online marktplaatsplatform BeursBuddy, geëxploiteerd door VDP Events B.V., waar event-gerelateerde producten en diensten worden aangeboden.
1.2 Leverancier: de partij die via het Platform goederen of diensten aanbiedt aan Exposanten.
1.3 Exposant: de eindklant die bij de Leverancier bestellingen plaatst voor een evenement.
1.4 Bestelling: de definitief bevestigde order die een Exposant plaatst voor goederen of diensten van de Leverancier.

2. Verantwoordelijkheden van de Leverancier
a) De Leverancier is te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid van product- en dienstvermeldingen (beschrijvingen, afbeeldingen, prijzen, beschikbaarheid, levertijden).
b) De Leverancier dient te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving en branche-standaarden (bijv. veiligheid, BTW-regels — ook voor niet-Nederlandse bedrijven die in NL verkopen).
c) De Leverancier dient goederen en diensten op de afgesproken data op de evenementlocatie te leveren en na afloop van het evenement te demonteren of af te halen, conform de richtlijnen van het Platform.
d) De Leverancier dient gedurende transport, opbouw, evenementondersteuning en afbouw te allen tijde kwaliteitsnormen te hanteren.
e) De Leverancier biedt tijdens het evenement technische ondersteuning en verhelpt eventuele gebreken binnen een redelijke termijn.

3. Vermelding, Bestellingen & Annulering
a) Product- en dienstvermeldingen van de Leverancier zijn bindend na goedkeuring door het Platform.
b) Exposanten plaatsen Bestellingen via het Platform; de Leverancier ontvangt een melding zodra betaling is bevestigd.
c) Exposanten kunnen Bestellingen wijzigen of annuleren binnen de door het Platform gestelde annuleringsdeadline (meestal tot één week voorafgaand aan het evenement).
d) De Leverancier dient geldige wijzigingen of annuleringen te accepteren mits deze binnen de vastgestelde termijnen vallen.

4. Betalingsvoorwaarden
a) Het Platform int de volledige betaling (inclusief toepasselijke BTW) rechtstreeks van de Exposanten via iDEAL, creditcard, Bancontact, EPS, Przelewy24 of factuur.
b) Het Platform houdt de gelden aan tot na afloop van het evenement.
c) Het Platform betaalt de Leverancier binnen 30 dagen na de laatste dag van het evenement waarvoor de betreffende Bestelling is geplaatst.
d) Uitbetalingen geschieden per bankoverschrijving naar het door de Leverancier opgegeven rekeningnummer, exclusief de overeengekomen commissie.
e) De Leverancier ontvangt een gespecificeerd uitbetalingsoverzicht, inclusief BTW-specificatie en eventuele inhoudingen.
f) Geschillen over factuurbedragen dienen binnen 15 dagen na ontvangst van het uitbetalingsbericht schriftelijk te worden gemeld.

5. BTW & Facturering
a) Het Platform past 21% Nederlandse BTW toe op alle Bestellingen die in Nederland worden geleverd, inclusief bestellingen van niet-Nederlandse Leveranciers.
b) De Leverancier dient conforme BTW-facturen uit te reiken aan het Platform als betaler, die exact overeenkomen met de Bestelgegevens.
c) De Leverancier is verantwoordelijk voor het bijhouden van BTW-conforme administratie en voor de naleving van fiscale verplichtingen.

6. Non-concurrentie & Exclusiviteit
a) Zolang de Leverancier op BeursBuddy vermeld staat, mag hij voor hetzelfde evenement geen gelijkwaardige goederen of diensten via een ander online platform of direct kanaal aanbieden.
b) Na afloop van het evenement is de Leverancier vrij om op elke gewenste wijze te opereren.
c) De Leverancier zal Exposanten gedurende de looptijd van een evenementenvermelding niet rechtstreeks benaderen of anderszins het Platform omzeilen.

7. Intellectuele Eigendomsrechten
a) De Leverancier verleent het Platform een royalty-vrije licentie om ingediende afbeeldingen, teksten en logo’s te gebruiken.
b) De Leverancier garandeert dat hij over alle rechten op het ingediende materiaal beschikt en vrijwaart het Platform tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten.

8. Aansprakelijkheid & Verzekering
a) De Leverancier is aansprakelijk voor schade, letsel of verlies veroorzaakt door zijn goederen of activiteiten.
b) De Leverancier dient een toereikende aansprakelijkheidsverzekering aan te houden (inclusief transport, opbouw, gebruik en afbouw).
c) Het Platform is niet aansprakelijk voor handelingen of nalatigheden van de Leverancier, behalve bij eigen schuld of nalatigheid van het Platform.

9. Gegevensbescherming
a) Partijen zullen voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Nederlandse Uitvoeringswet.
b) De Leverancier mag persoonsgegevens van Exposanten en Platform-gebruikers uitsluitend verwerken voor de uitvoering van Bestellingen en moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen ter bescherming van deze gegevens.
c) De Leverancier zal:

• • Alleen die gegevens verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor de dienstverlening;

  • Persoonsgegevens niet langer bewaren dan wettelijk verplicht of voorgeschreven door het Platform;

  • Het Platform onverwijld informeren bij een inbreuk op persoonsgegevens.

d) Op verzoek zal de Leverancier het Platform assisteren bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (inzicht, correctie, verwijdering).

10. Branding & Marketing
a) De Leverancier mag de naam en het logo van het Platform alleen gebruiken voor uitdrukkelijk toestemming gegeven co-marketingactiviteiten en dient de merk­richtlijnen van het Platform strikt na te leven.
b) Alle co-gebrande marketingmaterialen dienen vooraf ter goedkeuring aan het Platform te worden voorgelegd.
c) De Leverancier zal op geen enkele wijze de indruk wekken dat er sprake is van een aandelen­participatie, joint venture of andere samenwerking buiten de reikwijdte van deze voorwaarden.

11. Kwaliteitsaudits
a) Het Platform behoudt zich het recht voor om de naleving van deze voorwaarden door de Leverancier te auditen, inclusief on-site inspecties tijdens evenementen.
b) De Leverancier zal redelijke toegang verlenen tot faciliteiten, administratie en personeel om de naleving van product- en dienstnormen te verifiëren.
c) Bij constatering van non-conformiteiten dient de Leverancier binnen 30 dagen corrigerende maatregelen te nemen, bij uitblijven waarvan schorsing van de Platformvermelding kan volgen.

12. Overmacht
Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van deze voorwaarden indien dit het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke macht, waaronder maar niet beperkt tot natuurrampen, oorlog, terrorisme, stakingen, epidemieën/pandemieën of overheidsmaatregelen (“Overmacht”). De getroffen Partij zal:

• De andere Partij onverwijld schriftelijk inlichten;

• Commercieel redelijke maatregelen treffen om de nakoming te hervatten;

• Vrijgesteld zijn van nakoming gedurende de duur en voor het betreft van de Overmachtssituatie.

13. Looptijd & Beëindiging
a) Deze voorwaarden gelden vanaf het moment dat de Leverancier start met vermelden op het Platform.
b) Het Platform kan de overeenkomst met 14 dagen opzegtermijn schorsen of beëindigen.
c) De Leverancier kan de deelname aan het Platform met 30 dagen opzegtermijn beëindigen, mits alle lopende Bestellingen zijn uitgevoerd of afgehandeld.

14. Vertrouwelijkheid
Beide Partijen zullen vertrouwelijke bedrijfsinformatie die zij via het Platform verkrijgen geheimhouden, behalve voor zover openbaarmaking wettelijk vereist is.

15. Toepasselijk recht & Geschillenbeslechting
a) Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
b) Geschillen worden eerst in onderling overleg opgelost; lukt dat niet, dan is de bevoegde rechter in Utrecht exclusief bevoegd.